定例会議をやめました
要件定義と発注の実務 ｜ キューポイントのやり方 3本目 全5本
目 次
制作中の週1定例を、やめました。
進行管理の基本と言われているものです。私が始めた頃は、週1定例は当たり前でした。 私もやっていました。
いまは、こちらから提案することはありません。
定例は、何のためにあるのか
定例会議の目的は「進捗の共有」です。これは間違っていません。
ただ、やっているうちに気づいたことがあります。
決めることがない日も、定例は開かれます。
決めることがないのに集まると、会議は報告になります。そして報告のためには、報告用の資料が要ります。その資料を作る時間は、制作の時間ではありません。
進んでいる感じは出ます。進んではいないのに。
もっと困るのは、こちらです
定例をやめようと思った理由は、実はここでした。
定例があると、締切が週単位になります。
3日で終わることでも、「次の定例までに」と考えます。7日かかります。
そして逆方向にも効きます。決めるべきことができても、定例日まで待つことになるんです。
火曜に判断が必要になった → 定例は来週の月曜 → 6日止まる
これが数回あれば、簡単に1か月です。
前の記事で、原稿を待つあいだは両方が止まっていると書きました。定例も同じでした。
定例は、待ち時間を作る装置になっていました。
進行管理のための仕組みが、進行を遅くしていた。気づくまで、けっこうかかりました。
そして、お客さまの1時間ではありません
定例が1時間だとします。実際に使われる時間は、それだけではありません。
| 会議 | 1時間 |
| 資料に目を通す | 前日か当日 |
| 移動、または接続と準備 | |
| そのために空けた予定 |
半日近く動かせなくなることもあります。 それが8回あれば、4日です。
その4日は、本業の4日です。
やめたのは、会議ではなく「決め打ち」でした
やめたと書きましたが、正確ではありません。
私がやめたのは「毎週火曜10時」のほう、つまり先に予定を決めてしまうことです。
決めてしまうと、その予定は相手の状況と関係なく発生します。 忙しい週にも、決めることがない週にも、同じように来ます。
代わりに何かを決めたわけでもありません。連絡の取り方は、その会社によって変えています。 チャットが速い会社もあれば、メールと電話だけの会社もあります。決めるとまた同じことになるので、決めていません。
何日以内にご連絡します、という約束もしていません。
では、なぜ放っておかれないのか
ここが、この記事でいちばん大事なところだと思います。
デモが、常に見られる状態にあるからです。
最初の45分の1週間後に、全ページ分のデモをお見せします。そのあとも、そこが更新されていきます。見たいときに、いつでも現物が見られます。
定例が何をしていたかというと、「いまどうなっているか」を言葉で説明する場でした。
現物がいつでも見られるなら、その場は要りません。
進捗報告 ＝ 見えないものを、言葉で説明すること
デモ ＝ 見えるようにしておくこと
説明する場をなくすために、先に見せることにした。 それだけです。
集まるのは、一緒に見たほうが早いときです。最初の45分と、デモをお見せするとき。ここは対面の価値があります。
何が変わったか
集まらないということは、放っておけば何も伝わらないということです。定例があれば、少なくとも週に1回は状況が共有されます。それがなくなります。
だから、こちらから出す必要があります。進んだら言う。詰まったら言う。判断が要るときはすぐ聞く。
「どうなっていますか」と聞かれたら、それは出すのが遅かったということです。
ご希望があれば、やります
念のため書いておきます。
定例をやったほうが安心できる、という方はいらっしゃいます。社内の稟議で「週1で確認しています」と言えるほうが通しやすい、という事情もあります。
その場合はやります。 こちらから提案しないだけです。
私が減らしたいのは会議そのものではなく、お客さまが止まっている時間のほうなので。
まとめ
- 決めることがない日も、定例は開かれる
- 定例があると、締切が週単位になる
- 決めるべきことができても、定例日まで待つことになる
- やめたのは会議ではなく、先に予定を決めてしまうこと
- 放っておかれないのは、デモが常に見られるから。報告する場が要らない
- ご希望があればやります。こちらから提案しないだけです
