要件定義書の34項目を「書く／書かない」で仕分けしました

Webサイトの要件定義書に載る項目を34個に整理して、1つずつ仕分けました。

結果は、書いていただくのが11項目。書けそうなら14項目。残り9項目は記入不要です。

基準はひとつだけ。書類という形にして届くかどうかです。

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要件定義書に書いていただくのは、この11項目です

先に結論を置きます。この11個だけです。

#	項目
1	今回サイトを作る・作り直すきっかけ
2	いま困っている場面（具体的に）
3	サイトの目的（2行で）
4	見てほしい人（ひとことで）
5	参考にしたいサイト（1〜3本）
6	原稿の用意状況
7	既存システム・予約システム等との連携の有無
8	現在のドメイン・サーバー
9	公開したい時期（およそで可）
10	予算のおおよその幅
11	社内の窓口になる方と、その方が現場を持っているか

どれも長く書く必要がありません。 1時間もかからないと思います。

そして11項目のうち、こちらから明確にお願いしているのは参考サイト1本だけです。残り10個は、もう社内にある事実を書き写していただくだけのものです。

記入例つきのExcelは、要件定義書テンプレート【記入例つき】からダウンロードできます。登録は不要です。

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34項目を、何を基準に仕分けたのか

重要度ではありません。書類という形式に向いているかどうかです。

いちばん誤解されやすいところなので、先に書いておきます。「書かない」に入れた項目は、どうでもいい項目ではありません。

たとえば「各機能の詳細仕様」。入力項目の一覧も、画面遷移も、最後には全部決まります。ただ、それを着手前に文章で決めきることに意味がないというだけです。

動くものを見てから決めるほうが、速く、間違いも減ります。

書く	書類にすると正確に届く項目。事実として決まっているものが多い
書かない	書類にすると、かえって届かなくなる項目。話すか、見るほうが正確

重要度の順位ではなく、媒体の向き不向きです。

長さについてのお願い

判定とは別に、もうひとつあります。

書いていただく11項目のうち、長く書いていただきたい項目はひとつもありません。

特に「サイトの目的」は2行で結構です。長く書かれているほど読まれにくくなる項目なので、あえて短くお願いしています。

「書かない」9項目の引き取り方

記入不要というだけで、確認しない項目ではありません。

	引き受け方
①	打ち合わせで伺います
②	デモでご確認いただきます
③	私たちが作成します
④	公開後に一緒に決めます

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要件定義書の34項目｜判定と理由

以下、8つのグループに分けて、34項目すべてを見ていきます。

1. 背景（5項目）

項目	判定
今回サイトを作る・作り直すきっかけ	書く
いま困っている場面（具体的に）	書く
事業内容・提供しているサービス	書けそうなら
サイトの目的（2行で）	書く
中期経営計画・ブランド方針との整合	書かない → ①

きっかけは、いちばん最初に書いていただきたい項目です。きれいな文章でなくて構いません。

「採用の応募が減った」「前の会社と連絡が取れなくなった」——その一行で十分です。

困っている場面は、「誰に、いつ、何を言われたか」が入っていると強くなります。

「使いにくいと思う」より「先月、お客さまからスマホで入力しづらいと言われた」のほうが、それだけで直す場所が決まります。

事業内容は、会社案内やパンフレットのデータを添えていただくだけで十分です。書き起こしは不要です。

サイトの目的は、2行で結構です。

長く書いていただくと、たいてい立派な文章になります。ただ、立派な文章になるほど、その会社らしさは消えていきます。 書いたご本人も、たぶんもう読み返しません。

「採用で応募が集まらない。応募を増やしたい」

この2行のほうが、A4一枚の目的文より正確です。

経営計画との整合は、上の2行さえいただければ、こちらから質問していきます。

2. 相手（4項目）

項目	判定
見てほしい人（ひとことで）	書く
ペルソナシート	書かない → ①
サイトで起きてほしいこと	書けそうなら
KPI・数値目標	書かない → ④

見てほしい人は、一行で構いません。「30〜40代。建て替えを検討し始めたご夫婦」くらいの粒度で十分です。

ただ、ここが違うと、あとの全部がずれます。 34項目の中で、書く手間と影響の大きさの比がいちばん良い項目です。

ペルソナシートは、作るのに半日かかることがある割に、制作の判断はほとんど変わりません。

KPIは、公開後のほうが現実的な数字を置けます。公開前に決めた数字は、たいてい根拠がありません。

3. 見た目（5項目）

項目	判定
参考にしたいサイト（1〜3本）	書く
これは違う、と感じるサイト	書けそうなら
デザインの方向性を言葉で	書かない → ①
ロゴ・ブランドカラー・指定フォント	書けそうなら
使える写真・動画があるか	書けそうなら

ここに、34項目の中で唯一こちらからお願いしている項目があります。参考サイトです。

他社のサイトでも、他業種のサイトでも構いません。1本あれば、文章10行よりも正確に伝わります。

「写真が大きくて文字が少ないところが好き」のように、どこが好きかまで書いていただけると、ほぼ外しません。

逆にデザインの方向性を言葉で書く項目は、書かないほうに入れています。

「シンプルで」「高級感のある」「信頼感が伝わる」といった言葉は、書くほうも読むほうも真面目に扱います。ただ、思い浮かべているものが一致している保証がどこにもありません。

同じ「シンプル」で、余白の多い写真中心のサイトを思い浮かべる方と、装飾のない文字だけのサイトを思い浮かべる方がいます。

私たちは、この項目を参考サイトのURLに置き換えています。 言葉で決めようとしないので、解釈違いの事故がそもそも起きません。詳しくはデザイン要件定義書は必要か。参考サイト1本のほうが正確ですに書いています。

写真は、枚数と何が写っているかだけで結構です。撮影が必要かどうかの判断に使います。

4. 中身（5項目）

項目	判定
今のサイトで残したいページ	書けそうなら
増やしたいページ・載せたい内容	書けそうなら
サイトマップ（全ページの階層図）	書かない → ②
原稿の用意状況	書く
公開後、自分たちで更新したいページ	書けそうなら

残したいページは、迷っているものは「迷っている」と書いてください。そのまま相談の材料になります。

リニューアルのとき、アクセスはあるのに問い合わせにつながっていないページが出てきます。消す判断も残す判断もあります。

直帰率が高くても、何かで知っていただく入口としては機能していることがあるので、私たちは残すことを提案する場合があります。

サイトマップは、図を描いていただかなくて大丈夫です。デモで実際のページをご覧いただくほうが、早く、正確に決まります。

原稿の用意状況は、「まだ何もない」でも構いません。ここが分かるとスケジュールが確定します。

公開後に自分たちで更新したいページも、聞いておきたい項目です。

私たちは固定ページも編集できる仕組みでサイトを作っているので、会社案内・サービス紹介・採用ページも対象にできます。先に伺っておくと、公開後に触れる範囲を広げておけます。

このあたりの考え方は、コーディング仕様書に、書くことがほとんどない理由にも書いています。

5. 機能（4項目）

項目	判定
必要な機能（フォーム、ブログ、検索など）	書けそうなら
各機能の詳細仕様	書かない → ②
既存システム・予約システム等との連携	書く
多言語対応の要否	書けそうなら

必要な機能は、名前が分かるものだけで結構です。抜けは打ち合わせで補います。

詳細仕様——入力項目の一覧、画面遷移、エラー時の挙動——は、書かないほうに入れています。

ここを先に決めきろうとすると、そこだけで打ち合わせが2回増えます。 動くものを見てから調整するほうが、速く、間違いも減ります。

なぜ1週間で全ページ分の実物が出せるのかは、なぜ1週間で全ページ分のデモが出せるのかに書きました。

既存システムとの連携だけは、書いていただく側です。あるかないかで、見積もりもスケジュールも変わるからです。

ただし「あるか、ないか」だけで結構です。「現場管理システムを使っているが、連携できるかは分からない」で十分です。中身の確認は私たちがします。

6. 環境（3項目）

項目	判定
現在のドメイン・サーバー	書く
前の制作会社・管理会社との関係	書けそうなら
サーバー移管の手順・技術要件	書かない → ③

ドメイン・サーバーは、分からない場合は「分からない」で結構です。調べ方をご案内します。

前の制作会社が管理していて、社内に情報が残っていないケースは珍しくありません。

前の制作会社との関係は、事実だけで結構です。移行にあたって確認が必要になることがあります。

移管の手順・技術要件は、こちらで確認して進めます。

7. 進め方（5項目）

項目	判定
公開したい時期（およそで可）	書く
予算のおおよその幅	書く
社内の窓口になる方と、その方が現場を持っているか	書く
決裁の流れ	書けそうなら
詳細なスケジュール表・体制図	書かない → ③

公開したい時期は、「なぜその時期か」が書いてあると助かります。

「来年4月の採用募集に間に合わせたい」と分かれば、間に合わない場合の代案を出せます。日付だけだと、代案が出せません。

予算は幅で構いません。決まっていない場合は「決まっていない」とご記入ください。

窓口の方は、少し説明が要ると思います。

プロジェクトが止まるかどうかは、窓口の方の役職では決まりません。 総務でも広報でも社長でも、止まるときは止まります。

決まるのは、その方が現場を持っているかどうかです。

現場を持っている方は、本業が優先されます。こちらからの確認は後ろに回ります。それは仕方のないことですし、責める話でもありません。

先に伺うのは、確認を待たない進め方に切り替えるためです。待ち時間をゼロにするのではなく、待っている間もこちらは先に進めておく。

誰が書くべきかについては、ホームページの要件定義、社内の誰が書くべきかに書いています。

詳細なスケジュール表・体制図は、私たちが作成してお渡しします。

8. 公開後（3項目）

項目	判定
更新は自社でやりたいか、任せたいか	書けそうなら
保守・運用でしてほしいこと	書けそうなら
運用ルール・ガイドラインの策定	書かない → ④

更新の希望は、不安なままで結構です。

「できれば自分たちでやりたいが、続くか不安」——それが正直なところだと思います。続けられる範囲に合わせて設計します。

運用ルールは、運用が始まってからのほうが実態に合ったものになります。公開前に作ったルールは、たいてい守られません。

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34項目の内訳

判定	項目数
書いていただく	11
書けそうなら	14
こちらで引き受けます	9

残りの23項目は、こちらが引き取ります。打ち合わせで伺うか、デモでご覧いただくか、私たちが作成するか、公開後に一緒に決めるか、どれかです。

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記入例つきのテンプレート（Excel・登録不要）

34項目を、記入例と判定つきでExcelにまとめたものを配布しています。

使い方は要件定義書テンプレート【記入例つき】。ただし全部埋めなくて大丈夫ですに書いています。

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向くケース・向かないケース

向いているケース

• – 要件定義書のテンプレートは手に入れたが、どこから埋めればいいか分からない
• – 項目が多すぎて、途中で止まっている
• – 生成AIで作った要件定義書があるが、どこが本当に必要な部分か分からない

3つ目について補足します。AIで作った書類は捨てなくて大丈夫です。

元になっているのはご本人の言葉なので、筋は通っています。上の11項目を、その書類から拾い直してみてください。そこが、ご自身の言葉で書かれていた部分です。

向いていないケース

• – 稟議や入札で、提出する項目が指定されている

この場合は、指定された項目を埋める必要があります。

ただ、その場合でも、書類をお客さまだけで完成させる必要はありません。ヒアリングのあと、こちらで下書きをお作りして、それを見ながら整えていくほうが早いです。

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締め

34項目を仕分けした結果は、書いていただくのが11項目でした。しかも、どれも長く書く必要がありません。

11項目も埋まっていない状態でも、そのままの状態でご相談ください。書類がまったくない場合にどう進むかは、要件定義書がなくても、Web制作は進みますに書いています。

要件定義書は、書かなくて大丈夫です。