要件定義書テンプレート【記入例つき】。ただし全部埋めなくて大丈夫です

Webサイトの要件定義書テンプレートを配布しています。記入例つき・Excel・登録不要です。

項目は34ありますが、書いていただくのは11項目だけです。

残りは「書けたら」と「こちらで引き受けます」に振り分けてあります。

どの項目も、短いほうがよく伝わります。

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ダウンロード

登録は不要です。他社に提出する用途で使っていただいても構いません。

シート	内容
はじめに	使い方と、全部埋めなくていい理由
要件定義書テンプレート	34項目。記入例と「要否」つき
ECサイトの場合	通販機能がある場合の追加項目
進め方の目安	ご相談から公開までの流れと期間

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要件定義書に、何を書けばいいのか

34項目を、3つに仕分けしてあります。

表示	項目数	意味
必ず要ります	11	書いていただく項目
あると助かります	14	書けそうなところだけで大丈夫です
こちらで引き受けます	9	記入不要。別の形で引き取ります

このテンプレートの特徴は、項目そのものより「要否」の欄にあります。34項目それぞれの判断理由は、要件定義書の34項目を「書く／書かない」で仕分けした記事にまとめています。

「必ず要ります」の11項目

#	項目
1	今回サイトを作る・作り直すきっかけ
2	いま困っている場面（具体的に）
3	サイトの目的（2行で）
4	見てほしい人（ひとことで）
5	参考にしたいサイト（1〜3本）
6	原稿の用意状況
7	既存システム・予約システム等との連携の有無
8	現在のドメイン・サーバー
9	公開したい時期（およそで可）
10	予算のおおよその幅
11	社内の窓口になる方と、その方が現場を持っているか

11番だけ、補足します。

プロジェクトが止まるかどうかは、窓口の方の役職では決まりません。 総務でも広報でも社長でも、止まるときは止まります。

決まるのは、その方が現場を持っているかどうかです。

現場を持っている方は、本業が優先されます。こちらからの確認は後ろに回ります。それは仕方のないことです。

だから最初に把握して、確認を待たない進め方に切り替えます。待ち時間をゼロにするのではなく、待っている間もこちらが先に進めておく。そのために聞いています。

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要件定義書は、どのくらい書けばいいのか

「サイトの目的」は、2行で結構です。

ここを詳しく書いてくださいと言う制作会社は多いのですが、私たちは逆のお願いをしています。

長く書かれた目的は、読まれません。書いたご本人も、たぶん読み返しません。

私たちも、打ち合わせでその文章をなぞることはしません。「なんでそう思われたんですか」と直接伺うほうが、具体的な話が出てくるからです。

長く書いていただきたい項目は、ひとつもありません。

逆になっているテンプレートが多い

「サイトの目的」「事業の方向性」のような大枠の項目は、長く書かれているほど、その場では触れません。

触れないほうがいいからです。 そこは時間をかけて伺うところなので、長い文章は入口を塞いでしまいます。

一方で、参考サイトのURLや公開希望時期のような項目は、書いてあると本当に助かります。事実として決まっているので、書類で先に済ませられるだけ時間の節約になります。

つまり、要件定義書は――

重要なことほど短く、細かいことほど正確に。

これがいちばん効率のいい書類です。世の中のテンプレートは、たいてい逆の作りになっています。

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書かなくていい9項目は、どう扱われるのか

記入不要というだけで、確認しない項目ではありません。

引き受け方は4通りあります。

	引き受け方	どういう項目か
①	打ち合わせで伺います	話していただくほうが正確に伝わる項目
②	デモでご確認いただきます	実物を見てから決めるほうが速い項目
③	私たちが作成します	こちら側の作業
④	公開後に一緒に決めます	動き出してからのほうが実態に合う項目

9項目の内訳です。

#	項目	どう引き受けるか
1	中期経営計画・ブランド方針との整合	① 「サイトの目的」を2行いただければ十分です
2	ペルソナシート	① 「見てほしい人」を一行いただければ十分です
3	KPI・数値目標	④ 公開後に一緒に決めます
4	デザインの方向性を言葉で	① 参考サイトに置き換えてお聞きします
5	サイトマップ（全ページの階層図）	② デモでご確認いただきます
6	各機能の詳細仕様	② デモでご確認いただきます
7	サーバー移管の手順・技術要件	③ 私たちが確認して進めます
8	詳細なスケジュール表・体制図	③ 私たちが作成してお渡しします
9	運用ルール・ガイドライン	④ 公開後に一緒に決めます

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1項目だけ、書く代わりにお願いしていること

参考サイトを1〜3本、教えてください。

「デザインの方向性を言葉で」という項目は、参考サイトのURLに置き換えています。

「シンプルで」「高級感のある」「信頼感が伝わる」といった言葉は、書くほうも読むほうも真面目に扱います。

ただ、思い浮かべているものが一致している保証がどこにもありません。

他社のサイトでも、他業種のサイトでも構いません。1本あれば、文章10行よりも正確に伝わります。

34項目の中で、こちらからお願いしているのはここだけです。なぜ言葉より参考サイトのほうが正確なのかは、デザイン要件定義書は必要か。参考サイト1本のほうが正確ですで詳しく書いています。

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要件定義書を出しても、その場で聞かれるのはなぜか

情報が出てくるのは、書類そのものより読み合わせの時間だからです。

いただいた書類は、一通り読みます。気になる点があれば指摘もします。書類はちゃんと使います。

そのうえで、読み合わせのときに何を見ているかというと、書かれた文章ではありません。話し方のほうです。

見ているのは2か所だけです

1. 最初に口に出した項目
2. 説明が急に長くなった項目

この2つが、その会社にとって本当に重要な項目です。

そして、書類の構成順とは一致しません。 1ページ目に大きく書かれた項目が最初に語られるとは限らず、表の一番下の小さな項目で説明が5分続くことがあります。

そちらが本題です。

どこが重要かは、書類を眺めていても分かりません。

私たちは22年、Webサイトを作ってきました。今は年間40本ほどのペースです。要件定義書を書き上げて来られた方と、何も持たずに来られた方の両方を見てきました。

進み方は、そんなに変わりません。

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AIで作った要件定義書を持ってきた場合

捨てなくて大丈夫です。そのまま使えます。

最近、生成AIで作った要件定義書をお持ちいただくケースが増えました。共通の特徴があります。

• 文章として整っている
• いかにもな言い回しになっている
• 分量がかなり多い

そして、おそらくご本人も最後まで読み返してはいないと思います。分量が多いので、無理もありません。

ただ、それは嘘の書類ではありません。

AIに投げる前の元の言葉は、ご本人が書いたものです。芯は本物ですし、読んでいくと筋も通っています。AIが肉をつけすぎて、輪郭が見えなくなっているだけです。

10分でできる読み直し方

配布しているテンプレートを横に置いて、「必ず要ります」の11項目に当たる部分だけを、AI製の書類から拾い直してください。

その11項目が、ご自身の言葉で書かれていた部分です。

特に「サイトの目的」は、AIが膨らませる前の2行を探してみてください。たいてい、そこがいちばん正確です。

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要件定義書なしで、何を根拠に決めるのか

デモです。

ヒアリングを45分いただいたあと、1週間で全ページ分のデモをお出しします。文章や写真も入った状態でご覧いただきます。

45分で足りるのは、聞く項目を減らしているからではありません。普通に一通り伺います。足りない部分は、これまでの似た案件から補って、一度形にします。

そしてデモの場で答え合わせをします。 補ったところが外れていれば、そこで直します。

先に完璧に決めてから作るのではなく、あとで直せる状態を先に作る。 これが、要件定義書を書いていただかなくても進む理由です。

45分の話だけで1週間後に全ページ分が出せる理由は、なぜ1週間で全ページ分のデモが出せるのかに書きました。

すでに3社に見積を取っている段階でしたら、届いた見積書の読み方を3枚の見積書から体制を読むにまとめました。要件定義書を書かないまま比べる方法です。

デモをご覧になったお客さまから、こんな言葉をいただくことがあります。

「これで、ほぼ、公開できるよね」

「あのヒアリングで、ここまでできるの?」

私たちに嬉しいのは、2つ目のほうです。驚いていらっしゃる対象が、デモの出来ではなくご自身が話した量だからです。「あんなに少ししか話していないのに」という含みがあります。

私たちが「負担をかけません」と自分で書くより、この一言のほうが正確だと思います。

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Webサイトの公開まで、どのくらいかかるのか

工程	期間
ヒアリング	45分
デモの作成	1週間
公開まで（合計）	1.5〜2か月
お願いする打ち合わせ	初回45分＋その後数回

1週間で公開できるわけではありません。 1週間で出るのはデモです。

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向くケース・向かないケース

向いているケース

• 何から決めればいいか分からない状態で相談したい
• 社内に専任の担当者がいない。窓口の方が現場を持っている
• 完成したものを見てから判断したい
• AIで作った要件定義書はあるが、これでいいのか自信がない

向いていないケース

• 社内の稟議で、着手前に詳細な仕様書が承認事項になっている
• 複数社に同一条件で相見積もりを取る必要がある
• 官公庁の入札など、RFPの形式が指定されている

下の3つは、書類が制作のためではなく手続きのために必要なケースです。この場合は要件定義書をきちんと作る必要があります。その形でもお受けできます。

ただ、その場合でも、書類をお客さまだけで完成させる必要はありません。ヒアリングのあと、こちらで下書きをお作りして、それを見ながら整えるほうが早いです。

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要件定義書のテンプレートを探してここまで読んでくださったということは、たぶん今、書類を前にして手が止まっている状態だと思います。

そのままの状態でご相談ください。

空欄が多くても、AIが作った長い書類しかなくても、何も書けていなくても、進み方は変わりません。書類がまったくない場合にどう進むかは、要件定義書がなくても、Web制作は進みますに書いています。

要件定義書は、書かなくて大丈夫です。